1Näin lisäät uuden työntekijän
Työntekijän tiedot ovat pohja koko vuorosuunnittelulle — niiden perusteella sovellus laskee tuntikertymän ja tarkistaa työaikasäännöt.
- Avaa lisäyslomake: tietokoneella avaa yläreunan valikko ja valitse Tiimi → ”Lisää työntekijä”. Puhelimella siirry alavalikon Tiimi-välilehdelle ja paina ”Lisää työntekijä”.
- Täytä Yleiset-välilehdellä vähintään nimi. Voit lisäksi valita tunnusvärin, täyttää sähköpostin ja puhelinnumeron sekä valita työsuhteen tilan: Aktiivinen, Sijainen, Ei käytettävissä tai Työsuhde päättynyt. Sijainen on muuten tavallinen työntekijä, mutta hän ei ole oletuksena mukana, kun vuoroja suunnitellaan: voit valita hänet mukaan suunnittelulomakkeella.
- Täytä Työsopimus-välilehti:
- Sopimustyyppi (viikko-, kuukausi- tai vaihtelevatuntinen) ja sovitut tuntimäärät.
- Työsopimuksen kesto: toistaiseksi voimassa tai määräaikainen sekä alkamis- ja päättymispäivä. Määräaikaisen sopimuksen päätyttyä tilaksi vaihtuu automaattisesti ”Työsuhde päättynyt”; tietoja ei poisteta.
- Aiempi työkokemus kuukausina siihen asti, kun työntekijälle alettiin tehdä vuoroja VuoroProssa (käytetään kokemuslisäportaissa, ks. osio 2).
- Työehtosopimus, työaikamuoto (yleistyöaika tai jaksotyöaika) ja tasoittumisjakso. Jos jakso on pidempi kuin viikko, valitse myös jakson alkupäivä: sen mukaan lasketaan viikkolepo, tuntikatto, tuntitavoitteet ja vuorojen luonnin jaksot.
- Mahdollinen pitkän työvuoron sopimus ja sen voimassaolo.
- Määritä tarvittaessa Määritykset-välilehdellä:
- Sallitut työpäivät ja -vuorot: mihin viikonpäiviin ja vuorotyyppeihin automaattinen ehdotus voi työntekijän sijoittaa.
- Tavallinen työvuoro tunteina.
- Matkajärjestelyn tasaussaldo (vain jos kirjallinen matkasopimus ja tasaussuunnitelma on tehty) ja suostumus lisä- ja ylityöhön tunteina jaksoa kohden. Jätä suostumus tyhjäksi, jos sitä ei ole: silloin sovitun työajan ylitys näkyy työaikatarkistuksessa.
- Paina ”Tallenna”.
2Työntekijän tiedot, muokkaus ja poisto
- Avaa työntekijän kortti: tietokoneella valikko → Tiimi ja napsauta työntekijää, puhelimella Tiimi-välilehti ja napauta työntekijää. Kortissa näet työntekijän tulevat vuorot ja kokemuskuukaudet.
- Paina kortissa ”Muokkaa”, tee muutokset ja paina ”Tallenna”.
- Jos työsuhde on päättynyt, vaihda ensin tila ”Työsuhde päättynyt” ja tallenna. Voit tämän jälkeen halutessasi poistaa työntekijän kokonaan muokkauslomakkeen painikkeella ”Poista työntekijä” — vahvista poisto erikseen.
Kokemuslisäportaat
- Sovellus laskee HetaTES:n kokemuskuukaudet vahvistetuista, jo tehdyistä vuoroista: kuukausi kertyy, kun kalenterikuukaudessa on vähintään 30 työtuntia tai 14 työpäivää.
- Vuosiloma ja sairausloma kerryttävät kokemusta, palkaton poissaolo ja muu poissaolo eivät.
- Laskentaan lisätään työntekijän tietoihin kirjattu aiempi työkokemus.
- Portaat täyttyvät 1, 3, 5, 8, 11 ja 14 vuoden kohdalla. Portaan täyttymisestä tulee ilmoitus (ks. osio 11).
Huomaa: työntekijän poistaminen poistaa myös hänelle aiemmin kirjatut työvuorot ja poissaolot sekä häntä koskevat ilmoitukset. Jos haluat vain, ettei työntekijälle enää suunnitella uusia vuoroja, riittää tilan vaihtaminen ”Ei käytettävissä” tai ”Työsuhde päättynyt” — poistoa ei tarvitse tehdä.
3Poissaolon tai työvuorotoiveen kirjaaminen
Poissaolo (sairaus, loma tms.)
- Avaa poissaololomake:
- tietokoneella Työntekijät-näkymässä työntekijän ja päivän kohdalta ”Lisää poissaolo”,
- puhelimella Vuorot-välilehden Työntekijät-näkymässä päivän kohdalta ”Lisää poissaolo”,
- tai suunnitteluikkunan painikkeella ”+ Lisää poissaolo” (ks. osio 4).
- Valitse työntekijä, jota poissaolo koskee.
- Valitse tyyppi: Sairaus, Loma, Palkaton poissaolo tai Muu poissaolo.
- Aseta alkamis- ja päättymispäivä (yhden päivän poissaoloon sama päivä molempiin).
- Lisää halutessasi vapaaehtoinen lisätieto, esimerkiksi maininta lääkärintodistuksesta.
- Paina ”Tallenna”. Työntekijän vuorot poissaolon ajalta vapautuvat. Voit myöhemmin muokata tai poistaa merkinnän avaamalla sen uudelleen.
Vuorotoiveet ja esteet suunnittelua varten
Kirjataan suunnitteluikkunan painikkeella ”+ Kirjaa toiveet” (ks. seuraava osio) tai tietokoneella Työntekijät-näkymän päiväkohtaisella painikkeella ”Lisää este tai toive”. Merkinnät jakautuvat kolmeen ryhmään:
Esteet — vuoro, johon työntekijä ei pääse (esim. ”Ei pääse iltavuoroon”)
Toiveet — toteutetaan, jos mahdollista
Tärkeät — toteutetaan aina
4Työvuorojen suunnittelu
Vaihtoehto A — vuorot käsin kalenteriin
- Siirry kalenterinäkymään: tietokoneella Viikko, Kuukausi tai Työntekijät, puhelimella Vuorot-välilehti (päivä-, kuukausi- tai työntekijänäkymä).
- Valitse päivä ja vuoro, johon haluat asettaa työntekijän, ja valitse pudotusvalikosta työntekijä. Työntekijät-näkymässä voit lisätä vuoron suoraan työntekijän riville valinnalla ”+ Vuoro”. Voit tarvittaessa muuttaa vuoron alku- ja loppuaikaa vaikka vartin tarkkuudella — tuntilaskurit huomioivat myös poikkeavan pituiset vuorot tarkasti.
- Muutos tallentuu automaattisesti. Vahvistamaton vuoro näkyy keltaisella merkillä, vahvistettu vihreällä.
Vaihtoehto B — automaattinen vuorojen ehdotus
- Paina yläreunan ”Suunnittele” (tietokoneella) tai alavalikon ”Luo” (puhelimella).
- Valitse ajanjakso alku- ja loppupäivällä.
- Kirjaa tarvittaessa kaudelle poissaolot ja toiveet ikkunan alareunan painikkeilla ”+ Lisää poissaolo” ja ”+ Kirjaa toiveet”. Kaudelle kirjatut merkinnät näkyvät painikkeiden alla listana, ja toiveet ja esteet voi poistaa tai avata muokattavaksi suoraan siitä.
- Valitse mukaan otettavat työntekijät. Voit tarvittaessa antaa yksittäiselle työntekijälle tarkan tunti- (h/vko) tai päivätavoitteen (pv/jakso) kyseiselle ajanjaksolle: tietokoneella arvot syötetään työntekijätaulukkoon, puhelimella ne avautuvat painamalla työntekijän laatikkoa. Jätä kentät tyhjäksi, jos automaattinen säätö riittää. Työntekijän sopimus ja tasoitussaldo näkyvät samassa kohdassa.
- Paina ”Luo työvuorot”. Sovellus näyttää lyhyen latausikkunan ja täyttää sen jälkeen kalenterin ehdotuksella.
- Tarkista ehdotus ja tee tarvittaessa vielä pieniä käsin tehtäviä muutoksia ennen vahvistamista.
Automaattinen ehdotus ei ylikirjoita aiemmin käsin lukittuja vuoroja, ellet erikseen valitse asetusta ”Ylikirjoita myös käsin asetetut vuorot”. Jos olet asettanut käsin vuorolle oletuksesta poikkeavan pituuden (esim. pidennetty aamuvuoro), sovellus ottaa sen huomioon: saman päivän muut vuorot siirtyvät tarvittaessa alkamaan vasta sen päätyttyä, jolloin vuorot eivät mene päällekkäin. Muiden vuorojen pituus säilyy ennallaan. Ehdotus noudattaa työntekijän tasoittumisjaksoa ja sen alkupäivää.
5Vuorojen vahvistaminen ja julkaiseminen
Vuorolista pitää vielä vahvistaa, jotta se muuttuu viralliseksi ja työntekijöiden tuntikertymä päivittyy.
- Paina yläreunan ”Vahvista”. Painike on käytettävissä, kun kalenterissa on vahvistamattomia vuoroja. Kun kaikki työntekijöille määritetyt vuorot on vahvistettu, painikkeen tilalla näkyy vihreä ”Vahvistettu”-merkki.
- Sovellus tekee automaattisen työaikatarkistuksen. Jos kaikki on kunnossa, näet ilmoituksen ”Kaikki tarkistukset kunnossa!”.
- Jos tarkistus löytää huomioitavaa, näet siitä suomenkielisen huomautuksen. Vakavammat asiat merkitään Kriittinen sääntörike, lievemmät Huomioitava asia. Huomioitavat asiat eivät vaadi toimia.
- Kriittisiä sääntörikkeitä on kahdenlaisia:
- Sallittavissa oleva rike, esimerkiksi työntekijän suostumuksella tehtävä lisätyö tai voimassa olevaan pidennyssopimukseen perustuva pitkä vuoro: kirjoita kenttään ”Peruste poikkeamalle” perustelu (vähintään 5 merkkiä). Peruste tallentuu raporttiin.
- Ehdoton rike, eli lain tai työehtosopimuksen vähimmäisehto, jota ei voi ohittaa sopimalla: ikkuna kertoo tämän, ja sinun tulee muuttaa vuoroja ennen vahvistamista.
- Voit perua ja korjata vuoroja, tai paina ”Vahvista ja julkaise” (huomioiden kanssa ”Vahvista”).
Mitä työaikatarkistus tarkistaa
- Kriittiset sääntörikkeet: tuntikatto ja sovittu työaika, 48 tunnin viikkoraja, vuorokauden enimmäistyöaika, pitkät vuorot ja yli 48 tunnin yhtenäinen työjakso, vuorokausilepo ja päällekkäiset vuorot, viikkolepo, lepo pitkien vuorojen jälkeen, vaihtelevan työajan viikkoenimmäismäärä sekä peräkkäiset yövuorot jaksotyössä.
- Huomioitavat asiat: alle 4 tunnin vuoro, vuoro joka alkaa klo 01–06, työvuoroluettelon julkaisu alle 7 päivää ennen jakson alkua, yli 40 tunnin viikko yleistyöajassa sekä monta peräkkäistä yövuoroa yleistyöajassa.
- Kirjatut perusteet ja muut muutokset näet tietokoneella Tarkemmat tilastot -sivun painikkeesta ”Raportti”.
Vahvistetut vuorot lukittuvat eivätkä katoa vahingossa kalenterin tyhjennyksessä, ja ne näkyvät Vuorot-välilehdellä sekä jaettavissa listoissa. Työaikatarkistus koskee vain sitä jaksoa, jonka vahvistat nyt: aiemmin vahvistettujen jaksojen vuorot lasketaan mukaan summiin, mutta niiden huomautukset eivät toistu uudelleen jokaisessa vahvistuksessa. Jos muokkaat myöhemmin vanhaa vuoroa, sen jakso tarkistetaan uudelleen vahvistettaessa. Tarkistus on apuväline, eikä se korvaa työnantajan omaa vastuuta työaikalain ja työehtosopimuksen noudattamisesta.
6Jo suunniteltujen vuorojen muokkaaminen ja poistaminen
- Vahvistamattoman vuoron voi muokata suoraan kalenterista: vaihda työntekijä tai kellonaika, tai vapauta vuoro valitsemalla tyhjä vaihtoehto. Kun olet asettanut vuorolle oletuksesta poikkeavan alku- tai loppuajan ja vaihdat sen jälkeen vuoron työntekijää, asettamasi kellonajat säilyvät — ne eivät palaa oletusvuoron aikoihin.
- Vahvistetun vuoron muokkaus tai poisto tehdään Vuorot-välilehden (puhelimella Vuorolistat) listasta: avaa vuoro muokkauskynällä, tee muutos ja paina ”Tallenna”, tai poista se ”Poista”-painikkeella ja vahvista poisto. Työntekijää vaihdettaessa myös tässä muokkauksessa jo asetetut poikkeavat kellonajat säilyvät.
- Yläreunan roskakoripainikkeella (”Tyhjennä kalenteri”) voit tyhjentää kerralla kuukauden vahvistamattomat vuorot — jo vahvistetut säilyvät aina.
- Vuorot-välilehden painikkeella ”Tyhjennä vahvistetut vuorot” voit tyhjentää valitun ajanjakson vahvistetut vuorot, jos koko jakso pitää suunnitella uudelleen. Työntekijöiden kertyneet kokemuskuukaudet säilyvät.
7Vuorolistan jakaminen työntekijälle
Vuorot-välilehdellä (puhelimella Vuorolistat) valitset ensin jakson ja työntekijän. Tietokoneella jakso valitaan yhdestä jaksopainikkeesta: nuolilla siirryt edelliseen tai seuraavaan jaksoon, ja painikkeen keskeltä avautuu valitsin, josta valitset kuukauden tai aikavälin kalenterista. Työntekijän vahvistetut vuorot voit jakaa kolmella tavalla:
- Kopioi — muodostaa valmiiksi muotoillun viestin, jonka voit lähettää haluamallasi tavalla.
- Lähetä — avaa oman sähköpostiohjelmasi valmiiksi täytetyllä viestillä (vaatii, että työntekijälle on tallennettu sähköpostiosoite).
- Tallenna kalenteriin — lataa vuorot kalenteritiedostona esimerkiksi puhelimen tai Google-/Apple-kalenteriin tuotavaksi.
Viestien ja sähköpostien tarkan muodon voit muokata kohdassa Asetukset → Viestintä.
8Tuntien, tilastojen ja tasapuolisuuden seuranta
- Sivupalkin Työtunnit-kortissa (tietokoneella) tai Vuorot-näkymän yläosassa (puhelimella) näet kuluvan jakson tunnit suhteessa asetuksissa määritettyyn avustajatuntien määrään.
- Sivupalkin Henkilöstö-listassa näkyvät työntekijät, joilla on valitulla jaksolla vuoroja tai koko päivän poissaolo. Jokaisen tuntikertymää verrataan hänen omaan tavoitteeseensa, joka lasketaan sopimuksen tuntimäärästä ja sallituista työpäivistä. Kiinteän tuntimäärän sopimuksella poissaolopäivät pienentävät tavoitetta. Alle jäävä kertymä korostetaan. Tunnit näytetään tarkasti myös 15 minuutin tarkkuudella asetetuilla vuoroilla (esim. 8.00–16.15 = 8,25 h) ilman pyöristystä.
- Arkipyhäkorvaus näkyy tuntiyhteenvedossa ja vuorolistassa omana rivinään. Vaihtelevan työajan sopimuksella korvaus lasketaan HetaTES 9 §:n mukaan arkipyhää edeltävän 12 viikon tehtyjen tuntien keskiarvosta.
- Vuorot-välilehden (puhelimella Vuorolistat) yläosassa on tiivis Tilastot-kortti: valitun jakson tunnit suhteessa avustajatuntien määrään (yhtä työntekijää katsottaessa hänen sopimustavoitteeseensa) sekä koko vuoden tunnit. Kortti seuraa sivun jakso- ja työntekijävalintoja. Tilastot lasketaan vahvistetuista vuoroista.
- Painikkeesta ”Tarkemmat tilastot” avautuu erillinen tilastosivu, jonka voi avata myös valikon Tilastot-kohdasta. Yläreunan kuukausinuolilla (puhelimella tilastosivun omilla nuolilla) vaihdat tarkasteltavaa kuukautta, ja voit vaihtaa näkymän kuukaudesta koko vuoteen. Sivulla näet:
- tunnit, vuorot, toteuman suhteessa tavoitteeseen ja poissaolot lukukortteina sekä vertailun edelliseen jaksoon,
- kuukausikehityksen pylväskaaviona (koko vuosi),
- työntekijäkohtaisen erittelyn: tunnit ja tavoite, ilta-, lauantai-, sunnuntai- ja pyhävuorot sekä sairauspäivät omissa sarakkeissaan ja jokaisen työntekijän tasapuolisuusindeksin (puhelimella korttilistana),
- vuorotyyppien ja korvausten jakauman, tuntien jakautumisen viikonpäiville sekä poissaolot tyypeittäin.
- Tasapuolisuusindeksi kertoo, jakautuvatko raskaammat vuorot (ilta, viikonloppu, pyhä) tasaisesti työntekijöiden kesken: 100 vastaa keskimääräistä kuormaa, alle 80 kevyempää ja yli 120 raskaampaa kuormaa kuin keskimäärin. Indeksi lasketaan koko vuoden vuoroista.
- Vuorot-välilehden vuorojen ja poissaolojen lista sisältää vain vuorot, joille on määritetty työntekijä — tyhjät vuorot eivät näy listassa eivätkä laskureissa.
9Asetusten muokkaaminen
Avaa valikosta Asetukset. Löydät sieltä seuraavat osiot:
- Työvuorot — vuorotyyppien (esim. aamu- ja iltavuoro) nimet ja kellonajat.
- Vuorosuunnittelu — avustajatuntien määrä (työntekijöille tarjolla olevat tunnit päivää, viikkoa tai kuukautta kohden; käytetään tuntiseurannassa ja tilastojen enimmäistunteina), viikon enimmäistyöpäivät, vapaiden viikonloppujen vähimmäismäärä sekä ilta-, lauantai-, sunnuntai- ja pyhävuorojen tasapuolisuusseuranta.
- Varmuuskopio — tietojen vienti ja tuonti sekä automaattiset varmuuskopiot, ks. osio 10.
- Viestintä — työntekijöille lähetettävien viestien ja sähköpostien otsikko, vuororivin muoto ja loppuosa.
- Turvallisuus — salasana, kaksivaiheinen tunnistautuminen, kirjautuneet laitteet ja tilin poisto, ks. osio 12.
Työntekijöitä hallitaan valikon Tiimi-kohdasta (ks. osio 1).
Muista lopuksi painaa ”Tallenna asetukset”.
10Varmuuskopiointi
- Avaa Asetukset → Varmuuskopio.
- Lataa nykyinen tilanne tiedostoksi painikkeella ”Vie varmuuskopio”. Tiedosto sisältää kaikki työntekijät, vuorot, poissaolot ja asetukset.
- Palauttaaksesi aiemman varmuuskopion, valitse ”Valitse tiedosto ja tuo” ja poimi tallennettu tiedosto.
- Sovellus näyttää ennen palautusta yhteenvedon tiedoston sisällöstä. Vahvista vasta, kun olet varma.
Automaattiset varmuuskopiot
Sovellus ottaa varmuuskopion automaattisesti päivän ensimmäisen tallennuksen yhteydessä ja säilyttää 10 viimeisintä. Ne näkyvät samassa osiossa päivämäärän mukaan, ja minkä tahansa niistä voi palauttaa.
Huomaa: palautus korvaa kaikki sovelluksessa tällä hetkellä olevat tiedot varmuuskopion tiedoilla.
11Ilmoitukset ja viestit
Sovellus muistuttaa vuorosuunnittelun kannalta tärkeistä asioista. Ilmoitukset tulevat Viestit-listaan, joka löytyy valikon Tukikeskus-kohdasta.
- Avaa valikosta Ilmoitukset ja valitse, mistä asioista haluat ilmoituksen. Valinnat tallentuvat heti.
- Kun ilmoitus tulee, avaa se Viestit-listassa. Ilmoituksen painike vie suoraan asiaan, esimerkiksi suunniteltavaan jaksoon tai turvallisuusasetuksiin.
Mistä voit saada ilmoituksen
- Vuorosuunnittelu: vahvistetut vuorot ovat loppumassa eikä seuraavaa jaksoa ole vahvistettu, loma tai poissaolo alkaa huomenna, arkipyhä on 14 päivän päästä.
- Työntekijät ja sopimukset: määräaikainen työsopimus päättyy 7 päivän päästä, työsuhde alkaa pian mutta tiedoista puuttuu jotain, työntekijän kokemuslisäporras täyttyy.
- Tili ja turvallisuus: sähköpostiosoite on vahvistamatta; tilille kirjauduttiin uudella laitteella tai salasana tai kaksivaiheinen tunnistautuminen muuttui.
- Tiedotteet: palvelun toimintaan vaikuttavat tärkeät ylläpitotiedotteet sekä halutessasi uutiset, vinkit ja kampanjat.
Tietoturvailmoituksia ja tärkeitä ylläpitotiedotteita ei voi kytkeä pois. Uutiset, vinkit ja kampanjat ovat oletuksena pois päältä, ja ne tulevat vain, jos otat ne itse käyttöön. Ilmoituksissa ei kerrota poissaolon syytä, vain että kyse on poissaolosta.
12Turvallisuus ja tilin poisto
Avaa Asetukset → Turvallisuus.
- Vaihda salasana — anna nykyinen ja uusi salasana.
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen — kirjautumiseen tarvitaan salasanan lisäksi todennussovelluksen kertakoodi. Käyttöönotto edellyttää, että sähköpostiosoitteesi on vahvistettu; sovellus lähettää tarvittaessa vahvistusviestin.
- Laitteet, joilla olet kirjautunut — kun kirjaudut uudella laitteella, saat siitä ilmoituksen. Laite poistuu luettelosta itsestään 12 kuukauden kuluttua.
- Poista tili — poistaa tilisi ja kaikki tietosi pysyvästi. Vahvista poisto kirjoittamalla sana
POISTA.
Huomaa: tilin poistoa ei voi perua. Jos haluat säilyttää vuorotiedot, vie ensin varmuuskopio (osio 10).
13Valikko, tilaustiedot ja tuki
Valikko avautuu sovelluksen yläreunan oikeasta kulmasta sekä tietokoneella että puhelimella. Siinä ovat seuraavat kohdat:
- Profiilitiedot — omien yhteystietojen päivitys.
- Tiimi — työntekijät ja heidän korttinsa (osiot 1 ja 2).
- Tilastot — avaa Tarkemmat tilastot -sivun suoraan mistä tahansa näkymästä.
- Asetukset ja Ilmoitukset — ks. osiot 9 ja 11.
- Aloitusopas — avaa aloitusoppaan uudelleen.
- Tilaustiedot — tilauksen tila (esim. kokeilujakso tai aktiivinen tilaus) sekä sovelluksen ominaisuudet.
- Tukikeskus — lyhyet käyttöohjeet, usein kysytyt kysymykset ja Viestit-lista: sovelluksen ilmoitukset sekä oma viestikanava kehitysideoille, virheilmoituksille ja muulle palautteelle. Uudesta vastauksesta ilmoitetaan pienellä sinisellä merkillä.